КОДЕКС ЗА ПОВЕДЕНИЕ НА ДОСТАВЧИЦИТЕ НА СКАНКЛИЙН ООД
Устойчивото развитие и високите стандарти на професионализъм са основополагащи за корпоративната култура на Сканклийн ООД. Като водеща компания в сектора на професионалната хигиена и почистване, ние съзнаваме своята отговорност не само към нашите клиенти и служители, но и към обществото и околната среда. Вярваме, че успехът се гради върху доверие и споделени ценности. Ето защо очакваме от всеки наш партньор, доставчик на стоки или доставчик на услуги (наричан по-долу „Доставчикът“), да приеме и активно да прилага принципите, залегнали в този Кодекс. Нашата цел е да изградим верига на доставки, която се основава на етично бизнес поведение, зачитане правата на човека и грижа за природата. Настоящият кодекс е разработен в съответствие с международно признатите стандарти за устойчиво развитие и етични бизнес практики. Разпоредбите му определят минималните изисквания към доставчиците на Сканклийн ООД, включително към техните клонове и подизпълнители. Очакваме нашите партньори да прилагат предпазлив и отговорен подход при управлението на социалните, екологичните и етичните рискове, свързани с тяхната дейност.
1. Етика 1.1 Спазване на законите Доставчикът се задължава да осъществява дейността си в пълно съответствие с действащото законодателство на приложимата правна система. Това включва стриктно спазване на всички законови разпоредби, включително тези, свързани с международни търговски ограничения и ембарго. 1.2 Честна конкуренция Сканклийн ООД вярва, че свободната и честна конкуренция е двигател на иновациите и икономическата ефективност. В тази връзка Доставчикът трябва да развива своя бизнес в съответствие с принципите на лоялната конкуренция и при спазване на всички приложими антимонополни закони. 1.3 Забрана на корупцията и подкупите Сканклийн ООД прилага политика на нулева толерантност към всякакви форми на корупция, включително подкупи, изнудване или неправомерни облаги. Доставчикът не трябва да предлага, обещава или предоставя каквито и да било парични средства или други ценности на длъжностни лица или служители на компанията с цел оказване на влияние върху техните решения.
● Не е допустимо предлагането на подаръци или лични облаги на служители на Сканклийн ООД, които биха могли да се тълкуват като подкуп.
● Бизнес отношенията не трябва да се използват за осигуряване на неправомерно влияние чрез подаръци или развлекателни дейности, които нарушават етичните стандарти или закона. 1.4 Противодействие на прането на пари
Доставчикът трябва да спазва всички приложими законови разпоредби за борба с изпирането на пари и да прилага механизми за предотвратяване на финансови престъпления. Сканклийн ООДси сътрудничи единствено с партньори, чиито приходи са от легитимни източници. 1.5 Защита на данните Доставчикът се задължава да обработва, управлява и защитава всички лични данни в пълно съответствие с Общия регламент относно защитата на данните (GDPR), приет от Европейския съюз, както и с приложимото национално законодателство. 1.6 Поверителност и интелектуална собственост Доставчикът е длъжен да опазва поверителността на всяка търговска и служебна информация, станала му известна в хода на работата със Сканклийн ООД. Освен това, Доставчикът трябва да зачита и защитава правата върху интелектуалната собственост на Сканклийн ООД, като не ги използва без изрично писмено съгласие. 1.7 Идентифициране на проблеми и подаване на сигнали Доставчикът следва да насърчава прозрачна работна среда и да предоставя на своите служители достъпни канали за поверително докладване на нарушения, неетично поведение или потенциално незаконни дейности. Подаването на подобни сигнали трябва да бъде защитено от ответни действия, заплахи или дискриминация. Доставчикът се ангажира да разглежда обективно всеки сигнал и да предприема необходимите коригиращи мерки. 1.8 Местни общности Като социално отговорна компания, Сканклийн ООД очаква от своите партньори да зачитат икономическите, социалните и екологичните интереси на местните общности в районите, където осъществяват своята дейност.
2. Труд и права на човека 2.1 Права на човека Доставчикът се задължава да зачита личното достойнство, неприкосновеността и фундаменталните права на всеки индивид. Всички бизнес активности трябва да бъдат в съответствие с международно признатите стандарти за правата на човека, като Доставчикът активно работи за предотвратяване на всякакви нарушения в своята верига на доставки. 2.2 Приобщаване, разнообразие и равно заплащане Ние ценим многообразието и вярваме в равните възможности. Доставчикът трябва да осигурява работна среда, свободна от дискриминация, основана на пол, раса, религия, възраст или увреждания. Прилагането на принципа за равно заплащане за равен труд е задължително условие за партньорство със Сканклийн ООД. Доставчикът трябва да насърчава равните възможности за работа и равното третиране на своите служители. Това включва осигуряването на равно възнаграждение, независимо от цвета на кожата, националността, социалния произход, евентуално увреждане, сексуалната ориентация, политическите или религиозни убеждения, както и пола или възрастта. 2.3 Забрана на тормоз и принуда Сканклийн ООД очаква от своите доставчици да не толерират поведение (включително жестове, език и физически контакт), което се счита за сексуално, заплашително, обидно или експлоататорско. Работната среда трябва да бъде основана на взаимно уважение и професионализъм. 2.4 Справедливи условия на труд
Доставчикът се задължава да осигурява адекватно възнаграждение на своите служители, като стриктно спазва законово установената национална минимална работна заплата. Работното време трябва да съответства на законовите разпоредби на държавата, в която се осъществява дейността, като се гарантира спазването на максимално допустимите часове труд. 2.5 Назначаване (процес) Доставчикът трябва да гарантира справедлив и съответстващ на законовите норми процес по кандидатстване и наемане на работа. Този процес трябва да изключва всякакви такси за наемане, които се заплащат от служителите. Всички служители трябва да разполагат с писмен трудов договор и да са запознати с условията на труд на език, който разбират добре. 2.6 Забрана на принудителен или задължителен труд Сканклийн ООД не толерира никакви форми на принудителен труд. Доставчикът се задължава да не наема лица против тяхната воля и да не принуждава никого да работи чрез заплахи или изнудване. Практики като задържане на документи за самоличност (паспорти), изискване на парични депозити или други форми на физическа и психическа принуда са абсолютно недопустими. 2.7 Забрана на детски труд Доставчикът трябва стриктно да спазва законовите разпоредби относно минималната възраст за наемане на работа. В съответствие с международните стандарти, не се допуска наемането на лица под 15-годишна възраст (или 14 години в специфични случаи, предвидени от местното законодателство). За лица под 18 години е строго забранено участието в дейности, които:
● Включват незаконни дейности, производство или разпространение на наркотични вещества;
● По своята същност или поради условията, при които се извършват, застрашават здравето, безопасността или моралното развитие на непълнолетното лице. 2.8 Свобода на сдружаване и колективно договаряне Сканклийн ООД зачита правото на своите партньори и техните служители да се сдружават свободно. Доставчикът следва да признава и уважава правото на служителите си да формират или да се присъединяват към организации по свой избор, както и правото им на колективно договаряне, в рамките на приложимото законодателство. 2.9 Здраве и безопасност (1) Доставчикът се задължава да осигури безопасна и здравословна работна среда. Това включва прилагането на адекватни мерки за защита на служителите от инциденти, както и от химически, биологични и физически опасности. Доставчикът трябва да работи активно за предотвратяване на професионални заболявания чрез осигуряване на подходящо обучение и необходимите лични предпазни средства. (2) Доставчикът трябва да идентифицира и ефективно да управлява потенциалните рискове и извънредни ситуации на работното място. За целта е необходимо да бъдат изготвени планове за действие при аварии, да се провеждат редовни обучения по безопасност и да се поддържат ясни процедури за реагиране в случай на инцидент. 2.10 Забрана на незаконно изселване и лишаване от ресурси Сканклийн ООД очаква от своите партньори да зачитат правата върху земята и природните ресурси. Забраняват се всякакви форми на незаконно изселване или
лишаване на хора от достъп до земя, гори и води, които са жизненоважни за техния поминък и изхранване. 2.11 Охранителни сили Забранено е наемането или използването на частни или обществени охранителни сили за защита на обекти или проекти, ако поради липса на инструкции или контрол съществува риск те да бъдат използвани за: (i) действия, които нарушават забраната за изтезания или нечовешко и унизително отношение; (ii) застрашаване на живота или физическата неприкосновеност на индивида; (iii) възпрепятстване на правото на сдружаване и свободата на събранията. 2.12 Обща забрана за предотвратяване на нарушения на човешките права Забраняват се всякакви други действия или бездействия, които не са изрично посочени по-горе, но които пряко или косвено нарушават основните права на човека, защитени от закона. Сканклийн ООД очаква от своите доставчици да действат с разумна преценка и грижа, за да предотвратят ситуации, в които правата на служители или трети лица биха могли да бъдат сериозно застрашени. 3. Безопасност и качество на продуктите Доставчикът гарантира, че всички доставени стоки и консумативи отговарят на законовите изисквания на държавата по местоназначение, където продуктите ще бъдат предлагани на крайни потребители. Това включва, но не се ограничава до:
● Спазване на стандартите за безопасност и етикетиране;
● Осигуряване на правилно опаковане;
● Гарантиране на защитата на потребителите и носене на отговорност за дефекти. Всички продукти, доставени на Сканклийн ООД, трябва стриктно да съответстват на предварително договореното описание, качество и предоставени мостри. Доставчикът е длъжен да предостави изчерпателна информация относно правилната работа с продуктите (инструкции за употреба, информационни листове за безопасност и др.). Продуктите трябва да бъдат напълно свободни от всякакви дефекти в изработката или материалите. Предоставените спецификации, чертежи или дизайни трябва да са подходящи за целта и да не съдържат грешки. При наличие на легитимна необходимост, Доставчикът се ангажира проактивно да предоставя на съответните страни цялата документация, съдържаща информация за безопасността и екологичната значимост, особено за продукти, съдържащи опасни химични вещества (препарати). 4. Околна среда 4.1 Спазване на закони за защита на околната среда Доставчикът се задължава стриктно да спазва всички национални и международни законови изисквания и стандарти, свързани с опазването на околната среда. Това включва притежаването на всички необходими разрешителни и лицензи за извършване на дейността си. 4.2 Икономия на ресурси Като част от веригата на доставки на Сканклийн ООД, Доставчикът трябва да прилага системен подход за оптимизиране на производството и услугите си. Целта е минимизиране на потреблението на енергия, вода и суровини през целия жизнен цикъл на продуктите, като се насърчава ефективността и устойчивостта. 4.3 Избягване на вредни влияния върху екосистемите
С цел опазване на биологичното разнообразие в сушата и водните басейни, Доставчикът следва да избира екологично чисти суровини. Категорично се забраняват практики, които водят до:
● Замърсяване на почвата, водата и въздуха;
● Вредни шумови емисии или прекомерна консумация на вода;
● Действия, които биха застрашили производството на храни или достъпа на населението до безопасна питейна вода и санитарни условия;
● Действия, увреждащи пряко или косвено здравето на човека. Доставчикът трябва активно да работи за намаляване до минимум на замърсителите и микропластмасите в отпадъчните води, отделяни при неговите процеси. 4.4 Забрана за употреба на живак и вредни съединения В съответствие с международните конвенции, се забранява производството и използването на продукти с добавен живак или живачни съединения в производствените процеси. Доставчикът трябва да гарантира, че предлаганите продукти са безопасни и не съдържат забранени химични елементи. 4.5 Незаконно производство и употреба на химикали Забранява се производството и употребата на химикали, които са класифицирани като устойчиви органични замърсители съгласно Стокхолмската конвенция. Доставчикът трябва да гарантира, че продуктите, предоставяни на Сканклийн ООД, не съдържат вещества, чието използване е ограничено или забранено от международните екологични споразумения. 4.6 Неефективно и неекологично боравене, събиране, съхранение и обезвреждане на отпадъци
Доставчикът е длъжен да третира, съхранява и обезврежда отпадъците по екологично съобразен начин, съгласно действащите разпоредби в приложимата юрисдикция. Забраняват се всякакви практики за нерегламентирано управление на отпадъци, които биха могли да доведат до дълготрайно замърсяване на околната среда. 4.7 Незаконен износ или внос на опасни отпадъци Забранява се износът и вносът на опасни отпадъци в нарушение на Базелската конвенция за контрол на трансграничното движение на опасни отпадъци. Доставчикът трябва да спазва всички регулаторни изисквания при транспортирането на специфични материали и субстанции. 4.8 Намаляване на отпадъците Сканклийн ООД насърчава прехода към кръгова икономика. Доставчикът следва активно да работи за намаляване на общото количество отпадъци чрез:
● Разработване и производство на рециклируеми продукти и опаковки;
● Улесняване на процесите по връщане и оползотворяване на ценни материали;
● Оптимизиране на производствените процеси с цел минимизиране на брака. 4.9 Намаляване на парниковите емисии Доставчикът се задължава да предприема ефективни мерки за измерване и последователно намаляване на въглеродните емисии, свързани с неговата бизнес дейност. Това включва оптимизиране на логистиката и производствените процеси с цел минимизиране на негативното влияние върху климата. 4.10 Възобновяеми енергии Доставчикът трябва да се стреми да дава приоритет на използването на енергия от възобновяеми източници. Този ангажимент следва да се прилага както в
рамките на собствената му организация, така и по протежение на целия жизнен цикъл на продуктите, предлагани на Сканклийн ООД. 4.11 Конфликтни минерали В случай че Доставчикът използва минерали, попадащи в обхвата на Регламента на ЕС относно конфликтните минерали, той е длъжен да предостави пълна прозрачност. Това включва предоставяне на необходимата информация чрез утвърдени шаблони за докладване (например Conflict Minerals Reporting Template) и доказване на мерки за надлежна проверка на произхода. 5. Прозрачност и разкриване на информация 5.1 Докладване за устойчивост Доставчикът трябва да разкрива данни относно своите политики за устойчивост по честен и прозрачен начин. Тези данни следва да са в съответствие с приложимите стандарти и директиви (като Директивата за корпоративно докладване за устойчивост – CSRD), доколкото те са приложими за неговата дейност. 5.2 Предоставяне на продуктови данни (1) С цел по-доброто консултиране на крайните клиенти, Доставчикът следва по собствена инициатива, а най-късно при поискване, да предоставя на Сканклийн ООД всички релевантни данни относно екологичните и устойчиви характеристики на жизнения цикъл на продуктите. Това включва информация за състава, възможността за рециклиране на опаковките, сертификати и въглероден отпечатък. (2) Предоставянето и оценката на тези данни трябва да се ръководят от утвърдени международни стандарти (като Протокола за парниковите газове).
(3) Доставчикът трябва да си поставя измерими цели за намаляване на екологичния отпечатък и да предоставя доказателства за техния прогрес. (4) Предоставените данни трябва да бъдат надеждни, съпоставими и проверими. 5.3 Одити Сканклийн ООДи/или упълномощени от компанията трети страни, както и компетентните регулаторни органи, имат право да извършват проверки, тестове и одити на Доставчика. Това включва проверка на съответствието с договорените условия в производствени обекти, складове и депа, включително преглед на документация, със своевременно предварително уведомление. Доставчикът е длъжен незабавно да предостави допълнителна информация, доказваща съответствие с този Кодекс. Одитите могат да се извършват по време на действие на договора и до една година след неговото прекратяване. Това право се прилага:
● (i) за оценка на възможно разширяване на сътрудничеството;
● (ii) при разумно съмнение за нарушение на този Кодекс, което по преценка на Сканклийн ООД засяга бизнес отношенията или репутацията на компанията. 5.4 Сътрудничество и действия при (предстоящо) нарушение
1. В случай на нарушение на принципите и изискванията на настоящия Кодекс, или предприети правни, административни или следствени действия срещу Доставчика, последният трябва незабавно да уведоми Сканклийн ООД, доколкото това е законово допустимо.
2. При публични обвинения – например в медиите – за евентуални нарушения или инциденти, които биха могли да навредят на репутацията на
Сканклийн ООД, Доставчикът е длъжен да предостави незабавно писмено изявление по въпроса.
3. Ако има извършено или предстои нарушение на задълженията по отношение на човешките права или опазването на околната среда, Доставчикът трябва незабавно да предприеме подходящи коригиращи действия, за да го предотврати, прекрати или сведе до минимум.
4. Доставчикът се задължава да съдейства изцяло при провеждането на одит и да гарантира, че неговите бизнес партньори също ще окажат пълно съдействие, ако са обект на разследване.
5. Ако Доставчикът не може да прекрати нарушението в обозримо бъдеще, той трябва да разработи и приложи план за коригиращи действия с конкретен график за ограничаване на нарушението – по възможност съвместно с прекия извършител.
6. Доставчикът трябва да прилага подходящи превантивни мерки, като:
1. контролни механизми;
2. мерки за управление и предотвратяване на риска;
3. участие в секторни инициативи за увеличаване на влиянието върху извършителя.
7. Доставчикът трябва да обмисли временно прекъсване на бизнес отношенията със свой поддоставчик и да ги прекрати напълно, ако:
1. нарушението е особено сериозно;
2. планираните мерки не са дали резултат;
3. не съществуват други средства за влияние. 5.5 Обучения Доставчикът се задължава да обучава и информира своите служители относно стандартите и разпоредбите, свързани с правата на човека и опазването на околната среда, залегнали в този Етичен кодекс.
6. Верига на доставки 6.1 Подизпълнители Доставчикът се задължава да предава изискванията и стандартите, формулирани в настоящия Кодекс, по веригата на своите доставки. Той трябва да гарантира, че неговите подизпълнители приемат тези принципи по обвързващ начин, като ги оценява последователно и отговорно. 6.2 Регулация на веригата на доставки Доставчикът е длъжен да спазва всички приложими закони и разпоредби, свързани с управлението на неговата верига на доставки. Това включва задължението за провеждане на надлежна проверка (due diligence) в социален и екологичен аспект, както и спазването на специфични изисквания за прозрачност и етика. Заключителна декларация от доставчика Доставчикът се задължава незабавно да уведоми Сканклийн ООДза всякакви съдебни действия, административни разследвания или производства, които биха могли да повлияят на изпълнението на неговите ангажименти в рамките на бизнес отношенията със Сканклийн ООД. Доставчикът е длъжен да докладва и за всякакви обстоятелства, които биха могли да накърнят репутацията на компанията или да доведат до значително увеличаване на рисковете, свързани с правата на човека или опазването на околната среда. Потвърждение от доставчика С настоящото Доставчикът потвърждава:
● Че е получил и се е запознал със съдържанието на Етичния кодекс за доставчици на Сканклийн ООД.
● Че приема и се задължава да спазва изложените в него принципи.
● Че ще информира своите служители и подизпълнители за изискванията на този документ. Дата: ........................ Град: ........................ За Доставчика: (име, фамилия и длъжност) .................................................. (подпис и печат)
ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА СЪГЛАСИЕ НА ДОСТАВЧИКА
1. Потвърждаваме, че получихме Етичния кодекс за доставчици на Сканклийн ООДи се ангажираме да спазваме неговите принципи и изисквания, доколкото са приложими, дори извън рамките на конкретните търговски договори със Сканклийн ООД.
2. Признаваме, че разпоредбите на този кодекс са основен елемент при избора, оценката и бъдещото ни сътрудничество като доставчик.
3. Ще предадем съдържанието на този кодекс на нашите собствени доставчици и ще положим всички усилия, за да гарантираме, че и те се придържат към същите етични стандарти.
4. Приемаме, че Сканклийн ООД има право да прекрати писмено настоящи договори или поръчки без предизвестие и без обезщетение, в случай че:
1. нарушим принципите или изискванията на този кодекс;
2. не съдействаме в достатъчна степен при отстраняване на нарушения;
3. според преценката на Сканклийн ООД, поведението ни създава реална заплаха или вреда за бизнеса или репутацията на Сканклийн ООД или на неговите клиенти.
5. Когато е възможно бързо отстраняване на нарушението от наша страна, Сканклийн ООД може да упражни правото си на прекратяване едва след изтичане на разумен срок за корекция, писмено предоставен от компанията.
6. Съгласяваме се, че тази декларация се подчинява на същото материално право, съдебна процедура и юрисдикция, които са договорени за търговските договори и поръчки със Сканклийн ООД. При липса на такива договори, приложими са правото и юрисдикцията по седалището на Сканклийн ООД.
7. Съгласяваме се, че Сканклийн ООД може да преразглежда и актуализира този Кодекс в съответствие с промените в законодателството, Целите за устойчиво развитие на ООН или принципите на Глобалния договор на ООН. В такъв случай компанията ще ни информира своевременно, а новите условия ще влязат в сила със следващото подновяване на договора или поръчката.